Vous vendez du temps. Et vous en donnez un quart à l’administration.
Recevoir des demandes, rédiger des offres, coordonner des rendez-vous, produire des rapports, préparer des factures. Le client ne paie rien de tout cela, et il faut bien que quelqu’un le fasse.
Dans les entreprises de services, ce travail est étonnamment automatisable – et pourtant rarement traité, parce qu’il se répartit sur beaucoup d’épaules et ne fait donc mal à personne en particulier.
Fréquent
Ce que je vois régulièrement dans les services
La demande racontée trois fois
Le client expose sa situation au téléphone, puis une nouvelle fois par courriel, puis lors du premier entretien. Chaque fois, quelqu’un d’autre prend des notes.
Des offres bâties sur la dernière offre
Le modèle est un ancien fichier au nom d’un autre client. On sait ce qu’il faut adapter – jusqu’au jour où on l’oublie.
La documentation comme travail résiduel
Rapports, procès-verbaux et justificatifs se rédigent en fin de semaine, de mémoire. Ils coûtent du temps et restent moins précis qu’ils ne devraient l’être.
Du savoir dans la messagerie
La réponse à une question récurrente se trouve dans un courriel d’il y a deux ans. Seule la personne qui l’a écrit sait la retrouver.
Le taux d’occupation au feeling
On sait à peu près qui est chargé. Si un mandat est rentable, on l’apprend après sa clôture – quand plus rien ne peut changer.
Points d’attaque
Où l’effort se rentabilise le plus souvent
Recevoir et classer les demandes
Ce qui arrive par téléphone, courriel ou formulaire est saisi de manière structurée, dirigé vers le bon domaine et assorti des questions de retour qui viendront de toute façon.
Des offres tirées de votre propre fonds
Les offres naissent de ce que vous avez déjà écrit, non d’un modèle que personne n’entretient. Prix et conditions restent votre décision.
La documentation en passant
Notes, rendez-vous et messages deviennent le brouillon d’un rapport ou d’un procès-verbal. Vous corrigez au lieu d’affronter une page blanche.
Des réponses qui existent déjà
Faire répondre aux questions récurrentes à partir de votre propre fonds – avec indication de la source, pour que l’on puisse vérifier d’où vient la réponse.
La rentabilité pendant le mandat
Confronter en continu l’effort et l’avancement, afin qu’un mandat se signale tant qu’on peut encore réagir.
Relances et délais
Offres ouvertes, délais et retours se rappellent d’eux-mêmes. Ce n’est guère de l’intelligence artificielle, mais cela sauve du chiffre d’affaires.
Exemple
À quoi cela peut aboutir
Exemples construits – je ne montre aucun cas client.
Bureau d’ingénieurs, 40 collaborateurs
Exemple
Pour chaque appel d’offres, deux personnes expérimentées passent une semaine chacune à lire des cahiers des charges et à les traduire en structure de réponse.
J’ai lu et écrit avec elles jusqu’à voir ce à quoi elles font réellement attention. J’en ai tiré un outil qui extrait les exigences, y associe les textes existants et signale les lacunes.
Une semaine de préparation devient une journée de vérification. Le jugement technique reste chez elles.
Exemple fictif à titre d’illustration, pas un cas client. Les chiffres sont des ordres de grandeur, pas des promesses.
Cabinet de conseil, 9 collaborateurs
Exemple
Les procès-verbaux se rédigent le soir à partir de notes. La moitié n’est jamais terminée et des engagements se perdent.
Une semaine auprès de l’équipe, à observer ce qui doit réellement être consigné en séance. Ensuite, le brouillon a été automatisé, strictement limité aux décisions et aux tâches.
Les procès-verbaux partent le jour même. Les points ouverts ne disparaissent plus entre deux rendez-vous.
Exemple fictif à titre d’illustration, pas un cas client. Les chiffres sont des ordres de grandeur, pas des promesses.
Et chez vous, cela ressemble à quoi ?
Trente minutes au téléphone suffisent pour une première appréciation.
Gratuit et sans engagement.