Sie verkaufen Zeit. Und geben einen Viertel davon der Verwaltung.
Anfragen aufnehmen, Angebote schreiben, Termine koordinieren, Berichte erstellen, Rechnungen vorbereiten. Nichts davon zahlt der Kunde, alles davon muss jemand machen.
In Dienstleistungsbetrieben ist genau diese Arbeit erstaunlich gut automatisierbar – und wird trotzdem selten angefasst, weil sie sich auf viele Schultern verteilt und deshalb niemandem richtig weh tut.
Typisch
Was ich in Dienstleistungsbetrieben regelmässig sehe
Die Anfrage, die dreimal erzählt wird
Der Kunde schildert sein Anliegen am Telefon, dann noch einmal per Mail, dann im Erstgespräch. Jedes Mal schreibt jemand anders mit.
Angebote aus dem letzten Angebot
Die Vorlage ist eine alte Datei mit dem Namen eines anderen Kunden. Was angepasst werden muss, weiss man – bis man es vergisst.
Dokumentation als Restarbeit
Berichte, Protokolle und Nachweise entstehen am Ende der Woche aus dem Gedächtnis. Sie kosten Zeit und sind trotzdem ungenauer, als sie sein müssten.
Wissen im Postfach
Die Antwort auf eine wiederkehrende Kundenfrage steht in einer Mail von vor zwei Jahren. Finden kann sie nur, wer sie geschrieben hat.
Auslastung als Bauchgefühl
Wer wie ausgelastet ist, weiss man ungefähr. Ob ein Mandat rentiert, weiss man nach dem Abschluss – wenn es sich nicht mehr ändern lässt.
Ansatzpunkte
Wo sich der Aufwand meistens rechnet
Anfragen aufnehmen und einordnen
Was per Telefon, Mail oder Formular hereinkommt, wird strukturiert erfasst, dem richtigen Bereich zugeordnet und mit den Rückfragen versehen, die ohnehin kommen.
Angebote aus dem eigenen Bestand
Angebote entstehen aus dem, was Sie schon geschrieben haben – nicht aus einer Vorlage, die niemand pflegt. Preise und Bedingungen bleiben Ihre Entscheidung.
Dokumentation nebenbei
Aus Notizen, Terminen und Nachrichten wird der Entwurf für Bericht oder Protokoll. Sie korrigieren, statt vor einem leeren Blatt zu sitzen.
Antworten, die es schon gibt
Wiederkehrende Fragen aus dem eigenen Bestand beantworten lassen – mit Quellenangabe, damit jemand prüfen kann, woher die Antwort stammt.
Rentabilität während des Mandats
Aufwand und Fortschritt laufend gegenüberstellen, damit ein Mandat auffällt, solange man noch reagieren kann.
Nachfassen und Fristen
Offene Angebote, Fristen und Rückmeldungen melden sich selbst. Das ist keine künstliche Intelligenz, spart aber verlässlich Umsatz.
Beispiel
So kann das ausgehen
Konstruierte Beispiele – ich zeige keine Kundenfälle.
Ingenieurbüro, 40 Mitarbeitende
Beispiel
Für jede Ausschreibung lesen zwei erfahrene Leute je eine Woche lang Pflichtenhefte und übersetzen sie in eine Antwortstruktur.
Mitgelesen und mitgeschrieben, bis klar war, worauf die beiden tatsächlich achten. Daraus ein Werkzeug gebaut, das Anforderungen herauszieht, den eigenen Textbestand zuordnet und Lücken markiert.
Aus einer Woche Vorarbeit wird ein Tag Prüfarbeit. Die fachliche Verantwortung bleibt bei den beiden.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Beratungsbüro, 9 Mitarbeitende
Beispiel
Sitzungsprotokolle entstehen abends aus Notizen. Die Hälfte wird nie fertig, Vereinbarungen gehen verloren.
Eine Woche mitgelaufen und beobachtet, was in Sitzungen tatsächlich festgehalten werden muss. Danach den Entwurf automatisiert, streng auf Beschlüsse und Aufgaben beschränkt.
Protokolle sind am selben Tag draussen. Offene Punkte verschwinden nicht mehr zwischen zwei Terminen.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Dreissig Minuten am Telefon reichen für eine erste Einschätzung.
Kostenlos und unverbindlich.