Lavorate già in modo efficiente. Il tempo si perde fra i sistemi.
Le amministrazioni sono raramente disordinate. Al contrario: le procedure sono rodate, ognuno sa che cosa fare.
Proprio per questo qui il potenziale è così grande. Una squadra affiatata compensa in silenzio le debolezze dei suoi programmi – finché nessuno si accorge più che quel lavoro non sarebbe affatto necessario.
Il punto vero
Molte procedure non sono intelligenti, solo vecchie. Sono nate perché un programma non sapeva fare qualcosa.
Il programma è stato sostituito o ampliato da tempo. La procedura è rimasta, perché funziona e perché nessuno ha tempo di metterla in discussione.
Trovare questi punti è il lavoro vero, e non si fa con un colloquio. Bisogna aver svolto i compiti di persona per un po’ per distinguere il gesto dovuto a un sistema da quello richiesto dal mestiere.
Ricorrente
Che cosa vedo regolarmente nelle amministrazioni
Lo stesso numero in tre maschere
Ciò che è registrato in un programma viene riportato a mano nel successivo. Ogni trasferimento è una possibile fonte di errore e il compito di nessuno.
Esportare, sistemare, importare
Fra due sistemi c’è una tabella che qualcuno rielabora ogni mese allo stesso modo. Chi conosce quel file diventa insostituibile.
Controlli sempre uguali
Completezza, termini, doppia approvazione: passaggi necessari che non cambiano mai e assorbono comunque tutta l’attenzione ogni volta.
Informazioni sempre uguali
Una parte notevole delle richieste esterne è risolta appena si sa dove guardare. Vengono comunque evase una per una.
Archiviazione a mano
Archiviare, rinominare, indicizzare. Un compito permanente e silenzioso, che si nota solo quando resta fermo per una settimana.
Punti d’attacco
Dove l’impegno si ripaga più spesso
Chiudere le giunture
Collegare i dati là dove oggi li trasporta una persona. Spesso non serve un nuovo sistema, ma solo un collegamento fra due esistenti.
Classificare le entrate in automatico
Riconoscere, attribuire e archiviare posta, e-mail e depositi dal portale – e sollecitare ciò che manca invece di lasciarlo su una pila.
Preparare i controlli
Verificare in anticipo completezza e termini in modo automatico, così la persona guarda solo le eccezioni. A decidere restano le persone.
Informazioni standard
Rispondere alle domande ricorrenti attingendo ai vostri incarti, con indicazione della fonte e una via chiara verso una persona quando si complica.
Analisi ricorrenti
La tabella mensile si costruisce da sola, controllo delle anomalie compreso. Quello che ieri nessuno verificava, oggi si nota.
Sfoltire la procedura
A volte l’automazione migliore è un passaggio che si cancella e basta. Lo si trova solo avendo percorso la procedura di persona.
Esempio
Come può andare a finire
Esempi costruiti – non mostro casi di clienti.
Studio fiduciario, 12 collaboratori
Esempio
I documenti dei mandanti arrivano per e-mail, per posta e da un portale. Una professionista esperta smista, rinomina e archivia – e nel frattempo redige le chiusure.
Una settimana nel team, contando ogni gesto. Poi l’entrata è stata automatizzata: riconoscere, attribuire, archiviare, sollecitare ciò che manca.
Il lavoro di smistamento sparisce quasi del tutto. La professionista torna a fare chiusure invece di nomi di file.
Esempio inventato a scopo illustrativo, non un caso reale. Le cifre sono ordini di grandezza, non promesse.
Segretariato di un’associazione, 25 collaboratori
Esempio
I dati dei soci stanno nella banca dati, nel programma di contabilità e in una tabella. Ogni modifica viene curata tre volte.
Ho lavorato con loro e documentato dove nasce ciascun tipo di modifica. Poi è stata definita una fonte di riferimento e gli altri sistemi vi sono stati collegati.
Una modifica si inserisce una volta sola. Le divergenze fra i sistemi – finora una fonte di errore ricorrente – cessano.
Esempio inventato a scopo illustrativo, non un caso reale. Le cifre sono ordini di grandezza, non promesse.
E da voi come si presenta?
Trenta minuti al telefono bastano per una prima valutazione.
Gratuito e senza impegno.