Die teuerste Stunde im Handwerk ist die, in der noch niemand baut.
Ausschreibung lesen, Positionen aufnehmen, Preise zusammensuchen, Offerte schreiben, nachfassen. Diese Arbeit wird nicht bezahlt und entscheidet trotzdem darüber, welche Aufträge Sie bekommen.
Sie ist zugleich der Teil, bei dem heutige Werkzeuge am meisten bringen – vorausgesetzt, jemand hat vorher verstanden, wie Sie kalkulieren.
Typisch
Was ich in Handwerksbetrieben regelmässig sehe
Kalkuliert wird nach Feierabend
Tagsüber läuft der Betrieb. Die Offerten entstehen abends und am Wochenende, meist bei der Person, die auch alles andere entscheidet.
Achtzig Seiten Pflichtenheft, zwölf relevante Zeilen
Die Anforderungen, auf die es ankommt, stehen verstreut im Dokument. Sie zu finden ist stumpfe Arbeit – sie zu übersehen kostet den Auftrag oder die Marge.
Preise aus dem Gedächtnis
Die verlässlichsten Erfahrungswerte des Betriebs stehen nirgends. Sie stecken im Kopf von zwei, drei Leuten – und sind damit weder übertragbar noch überprüfbar.
Nachträge, die zu spät auffallen
Dass die Leistung vom Vertrag abweicht, merkt man auf der Baustelle. Bis das im Büro ankommt, ist der Monat vorbei und die Beweislage dünn.
Rapporte auf Papier und in fünf Apps
Stunden, Material, Regie: Jede Baustelle meldet es anders. Was im Büro ankommt, muss zuerst geglättet werden, bevor daraus eine Rechnung wird.
Ansatzpunkte
Wo sich der Aufwand meistens rechnet
Keine Aufzählung von Möglichkeiten, sondern die Stellen, an denen ich in dieser Branche zuerst nachschaue.
Anfrage bis Rohofferte
Aus Ausschreibung, Mail oder Plan die Positionen ziehen und mit den Erfahrungswerten des Betriebs vorbelegen. Geprüft und freigegeben wird weiterhin von Hand.
Pflichtenhefte auswerten
Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien aus langen Dokumenten herausziehen und dem eigenen Textbestand zuordnen. Was fehlt, wird markiert statt übersehen.
Kalkulationswissen sichtbar machen
Die Erfahrungswerte aus abgerechneten Aufträgen zurückspielen, damit nicht das Gedächtnis kalkuliert, sondern die eigene Geschichte.
Rapporte einsammeln
Stunden und Material aus dem, was die Baustelle ohnehin schickt – Foto, Sprachnachricht, Zettel – in die Abrechnung überführen, mit Rückfrage statt Rätselraten.
Nachfassen ohne Erinnerung
Offene Offerten melden sich selbst, bevor sie kalt werden. Das ist unspektakulär und einer der zuverlässigsten Umsatzhebel überhaupt.
Zwischen den Programmen
Die Nahtstellen zwischen Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Buchhaltung schliessen, damit dieselbe Zahl nicht dreimal eingegeben wird.
Beispiel
So kann das ausgehen
Konstruierte Beispiele – ich zeige keine Kundenfälle.
Schreinerei, 18 Mitarbeitende
Beispiel
Zwei von drei Offerten gehen zu spät raus, weil nur der Inhaber die Preise sicher im Kopf hat.
Zwei Tage mitgearbeitet und jede Anfrage einer Woche mitprotokolliert. Danach eine Vorstufe gebaut, die aus der Anfrage die Positionen zieht und mit den eigenen Erfahrungswerten vorkalkuliert.
Die erste Fassung entsteht in Minuten. Der Inhaber prüft und gibt frei, statt bei null anzufangen.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Elektrounternehmen, 55 Mitarbeitende
Beispiel
Regiearbeiten werden auf Zetteln erfasst und im Büro abgetippt. Ein Teil geht jeden Monat verloren und wird nie verrechnet.
Eine Woche im Innendienst mitgearbeitet und ausgezählt, was tatsächlich ankommt. Danach die Erfassung dorthin verlegt, wo die Arbeit passiert, mit automatischer Zuordnung zum Auftrag.
Regiearbeit wird vollständig verrechnet. Der Innendienst tippt nicht mehr ab, sondern prüft nur noch Ausnahmen.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
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