Sie arbeiten längst effizient. Verloren geht die Zeit zwischen den Systemen.
Verwaltungen und Administrationen sind selten unordentlich. Im Gegenteil: Die Abläufe sitzen, jeder weiss, was zu tun ist.
Genau das ist der Grund, weshalb hier so viel Potenzial liegt. Ein eingespieltes Team gleicht die Schwächen seiner Programme still aus – so lange, bis niemand mehr merkt, dass diese Arbeit gar nicht nötig wäre.
Der eigentliche Punkt
Viele Abläufe sind nicht klug, sondern nur alt. Sie entstanden, weil eine Software etwas nicht konnte.
Die Software ist längst ersetzt oder erweitert worden. Der Ablauf blieb, weil er funktioniert und weil niemand Zeit hat, ihn infrage zu stellen.
Diese Stellen zu finden, ist die eigentliche Arbeit – und sie lässt sich nicht im Interview erledigen. Man muss die Aufgaben eine Weile selbst gemacht haben, um zu erkennen, welcher Handgriff einem System geschuldet ist und welcher der Sache.
Typisch
Was ich in Verwaltungen regelmässig sehe
Dieselbe Zahl in drei Masken
Was im einen Programm erfasst ist, wird im nächsten von Hand nachgetragen. Jede Übertragung ist eine mögliche Fehlerquelle und niemandes Aufgabe.
Exportieren, aufbereiten, importieren
Zwischen zwei Systemen liegt eine Tabelle, die jemand jeden Monat gleich bearbeitet. Wer diese Datei kennt, ist unabkömmlich.
Prüfungen, die immer gleich ablaufen
Vollständigkeit, Fristen, Vier-Augen-Freigaben: notwendige Schritte, die sich nie ändern und trotzdem jedes Mal die volle Aufmerksamkeit binden.
Auskünfte, die immer gleich lauten
Ein erheblicher Teil der Anfragen von aussen ist beantwortet, sobald man weiss, wo es steht. Beantwortet werden sie trotzdem einzeln.
Archivierung von Hand
Ablegen, benennen, verschlagworten. Eine stille Daueraufgabe, die man erst bemerkt, wenn sie eine Woche liegen bleibt.
Ansatzpunkte
Wo sich der Aufwand meistens rechnet
Nahtstellen schliessen
Daten dort verbinden, wo heute ein Mensch überträgt. Oft braucht es dafür kein neues System, sondern nur die Verbindung zwischen zwei vorhandenen.
Eingang automatisch einordnen
Post, Mail und Portaleingänge erkennen, zuordnen, ablegen – und Fehlendes selbständig nachfragen, statt es auf einem Stapel liegen zu lassen.
Prüfschritte vorbereiten
Vollständigkeit und Fristen maschinell vorprüfen, damit die Person nur noch die Ausnahmen anschaut. Entschieden wird weiterhin von Menschen.
Standardauskünfte
Wiederkehrende Fragen aus den eigenen Unterlagen beantworten, mit Quellenangabe und einem klaren Weg zum Menschen, wenn es klemmt.
Wiederkehrende Auswertungen
Die monatliche Tabelle entsteht von selbst, inklusive Prüfung auf Auffälligkeiten. Was gestern niemand kontrolliert hat, fällt heute auf.
Ablauf entrümpeln
Manchmal ist die beste Automatisierung ein Schritt, den man ersatzlos streicht. Das findet man nur, wenn man den Ablauf selbst durchlaufen hat.
Beispiel
So kann das ausgehen
Konstruierte Beispiele – ich zeige keine Kundenfälle.
Treuhandbüro, 12 Mitarbeitende
Beispiel
Mandantenunterlagen kommen per Mail, Post und Portal. Eine erfahrene Kraft sortiert, benennt um und legt ab – und macht daneben die Abschlüsse.
Eine Woche im Team mitgearbeitet und jeden Handgriff mitgezählt. Danach den Eingang automatisiert: erkennen, zuordnen, ablegen, Fehlendes automatisch nachfragen.
Die Sortierarbeit verschwindet fast vollständig. Die Fachkraft macht wieder Abschlüsse statt Dateinamen.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Verwaltung eines Verbands, 25 Mitarbeitende
Beispiel
Mitgliederdaten stehen in der Datenbank, im Buchhaltungsprogramm und in einer Tabelle. Jede Änderung wird dreifach gepflegt.
Mitgearbeitet und dokumentiert, welche Änderung wo zuerst entsteht. Danach eine führende Quelle festgelegt und die übrigen Systeme daran angeschlossen.
Eine Änderung wird einmal erfasst. Die Abweichungen zwischen den Systemen – zuvor eine wiederkehrende Fehlerquelle – hören auf.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
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